UMUHIMU WA KUTUNZA KUMBUKUMBU KATIKA BIASHARA
Utangulizi
Biashara nyingi huporomoka na hata kufa kabisa kutokana na kutokuwepo kwa mkakati bora wa kufuatilia mwenendo wa biashara katika upande wa mapato na matumizi. Watu wengi hujikuta wakifanya matumizi makubwa mpaka wanajikuta wametumia na mtaji.
Hii husababishwa na uzembe wa kutotunza kumbukumbu au taarifa za mapato yanayoingia na matumizi. Biashara yoyote ili iweze kufanikiwa, utunzaji wa kumbukumbu ni muhimili mkuu. Upo msemo unaosema,”Mali bila daftari huisha bila habari”
Sababu 3 za watu kutotunza taarifa za biashara
1. Kukosa Elimu ya kibiashara. Watu wengi huanzisha biashara kabla au pasipo kupata elimu ya kutosha kuhusu mambo muhimu ya kuzingatia katika ufanyaji biashara. Na mojawapo ya elimu hizi ni pamoja na elimu ya utunzaji wa kumbukumbu za biashara. Hivyo hujikuta wakipoteza biashara zao pasipo kujua chanzo ni nini.
2. Kutoithamini biashara. Watu wengine huanzisha biashara pasipo kuwa na malengo au ndoto za kimaendeleo katika biashara hiyo. Wengi huanzisha kwa lengo la kupata tu fedha za kujikimu. Watu wa namna hii hujikuta katika hali ya kutoithamini biashara, kwani wakipata kidogo hukitumia na hata pasipo kutunza kumbukumbu zozote na hivyo kujikuta kila siku wakianzisha biashara mpya, kwani ya mwanzo ishakufa.
3. Kutokujua njia rahisi ya utunzaji kumbukumbu. Kwa kawaida sisi wanadamu huwa hatupendi kujichosha. Huwa tunapenda kutafuta njia rahisi za kutumika katika kufanikisha maswala yetu, na endapo zikikosekana huwa tunaliona swala hilo kama mzigo mzito. Vivyo hivyo hata katika biashara, ikikosekana njia mbadala katika kutatua jambo, mtu huamua kupotezea pasipo kujua athari zake.
Umuhimu wa kutunza kumbukumbu
1. Kujua faida na hasara. Ili uweze kutambua faida au hasara katika biashara yako ni lazima ujue kiasi cha mapato yaliyoingia na kiasi kilichotumika katika matumizi mbalimbali. Yaani lazima upige hesabu ya jumla ya mapato uliyoingiza kisha utoe jumla ya gharama ya matumizi. Sasa endapo kama ulikua ukitunza vyema kumbukumbu za mapato yaliyoingia na matumizi, basi utapata jibu lililosahihi zaidi.
2. Kufahamu mwenendo wa ukuaji wa biashara. Kwa kupitia kumbukumbu zilizorekodiwa na kuhifadhiwa, mfanyabiashara anaweza kutambua mwenendo wa ukuaji wa biashara yake. Hii ni kwa kutazama trendi ya mauzo ya bidhaa zake, na pia humwezesha kufahamu mwenendo wa utokaji wa bidhaa mojamoja.
3. Husaidia katika upangaji wa mikakati au malengo ya kibiashara. Ni ngumu sana kuja na mkakati wa kibiashara endapo hutokua na rekodi za nyuma za biashara hiyo. Hapo utakua ni ubabaishaji, Mikakati bora hutokana na rekodi zilizotunzwa ambazo huchambuliwa ili kupata jibu au mwelekeo wa nini kipya cha kufanyika ili kuimarisha ukuaji wa biashara.
4. Husaidia katika uombaji mikopo.Taasisi za mikopo zinapofuatilia mfanyabiashara aliyeomba mkopo, huwa wanahitaji kufahamu mzunguko mzima wa biashara yake, hivyo anapokuwa na kumbukumbu za biashara yake inakuwa rahisi kwa maafisa kumruhusu mhusika kupewa mkopo unaendana na mzunguko wa biashara yake.
Changamoto katika utunzaji kumbukumbu za biashara
1. Faida ya maandishi kutofautiana na faida halisi ya biashara: wengi wanapotunza taarifa zao za biashara wanaweka taarifa za mauzo na manunuzi na kujikuta na faida nyingi tofauti na kiasi halisi kilichopo. Ili kuwa na taarifa sahihi ni muhimu kurekodi kila hela inayoingia au kutoka kwenye biashara mfano unaweza kuwa na kundi kama la mauzo ukawa unaweka taarifa zote za mauzo kundi la manunuzi ukaweka taarifa zote za manunuzi kundi la mapato mengine unaweka taarifa husika na kundi la matumizi mengine unaweka taarifa kama za manunuzi ya chakula gharama za usafiri kodi ya pango na matumizi mengine yote yanayohusianana biashara.hii itakusaidia kujua taarifa za mapato kiujumla na matumizi yote na kujua matumizi gani ya kupunguza na kitu gani cha kuongeza Skymkoba App inakurahisishia kutunza taarifa kwenye makundi
2. Upotevu au kuharibika kwa taarifa : watu wengi wanatunza taarifa kwenye notebook ambapo unakutamtoto anaweza kuchezea daftari likachanika au kulowa kwa bahati mbaya na kujikuta amepoteza taarifa zake zote au alihifadhi katika computer kwenye document(nyaraka) au excel na faili likapitiwa na virus(kirusi). kwa kuliona hilo SkyMkoba App inakupa uhakika wa taarifa zako kwani hata simu ikiharibika taarifa zinakuwa zimejisave online hivyo ukipata simu nyingine ukaingia kwa taarifa ulizojisajilia zamani unazipata taarifa zako zote.
Njia sahihi na salama katika utunzaji wa kumbukumbu
Hapo awali watu walikua wakitumia daftari katika kutunza kumbukumbu za biashara. Na mara nyingi walikua wakikumbana na changamoto ya upotevu wa taarifa pindi daftari likipotea. Hizi ni zama za teknolojia na katika zama hizi imegunduliwa mifumo mingi salama na rahisi zaidi katika utunzaji wa kumbukumbu. Leo tutaenda kuiangalia mifumo miwili rahisi na salama.
SkyMkoba. Mfumo huu hutumiwa na wafanyabishara kutunza kumbukumbu. Unakurahisishia zaidi, unachokifanya wewe ni kuweka taarifa ya kila fedha inayoingia au kutoka kwenye biashara na mfumo utakupatia jumla ya mapato ,jumla ya matumizi na faida au hasara pia mfumo unaweza kutunza taarifa za mapato na matumizi binafsi. ni mfumo unaopendelewa na mawakala wa mitandao kama Tigopesa na Pia hutumiwa kuendeshea shughuli za Vikoba.
Mfumo mwingine unaotumiwa zaidi ni SkyStock. Mfumo huu hutumiwa na wafanyabishara wakubwa. Unamwezesha mfanyabiashara kutunza kumbukumbu zote za mauzo na manunuzi pia hata matumizi mengine pamoja na kumwezesha kujua bidhaa zilizopo dukani bidhaa zinazokaribia kuisha na kutunza taarifa za mishahara ya wafanya kazi. Faida kubwa zaidi katika mfumo huu ni uwezo wa kujua trendi(mwenendo) wa mauzo ya kila bidhaa, Faida na hasara, na kupata ripoti za siku, wiki, mwezi hadi mwaka za biashara yako.
UFUPISHO KWA NJIA YA PICHA
